База данных создать

Здравствуйте! Есть группа продавцов  У каждого из них есть комп, смартфон и т.д. у который он добавляет новые контакты клиентов. Все контакты сохраняются отдельном гугл аккаунте каждого продавца. 

Есть проблема,  когда добавляешь номер телефона как новый контакт, то нет проверки,  есть ли этот контакт уже на других гугл-аккаунтах. И получается, что один и тот же номер телефона одного и того же клиента может быть на разных аккаунтах подписан по-разному.

Нужно этого избежать.

Я уже думал создать для каждого устройства дополнительный единый общий гугл-аккаунт, и при добавлении нового номера телефона можно было бы проводить поиск по всем устройствам и сразу же выяснять, есть ли этот клиент уже в базе. Но в таком случае у каждого продавца будет полная база контактов клиентов со всех коллег. 

А нужно, чтобы каждый продавец видел лишь свою собственную базу. И при добавлении нового номера в своб базу делал предварительную проверку есть ли этот номер. 

Пусть в какое-нибудь онлайн-окошко вводит цифры нового номера. Если номер присутствует, то он видит имя клиента и Код клиента. А если номера нет, то пусть так и будет написано.

И пусть у этой базы будет один администраторский номер, который в любой момент может переименовать любой из номеров базе, и отредактировать дополнительные данные номера.

Что можете посоветовать? Нужно что-то надёжное, зашифрованное. чтобы было нельзя скачать всю базу номеров без разрешения.  Всё что угодно, црм системы и т.д. и т.п. Чтобы обслуживание этой базы было как модно дешевле, конечно же

Чтобы я понял, что вы прочитали задание до конца, напишите кодовое слово брюссельская капуста